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Geschäftsprozessoptimierung

 

Optimierung der Geschäftsprozesse beim Kindergeld und bei den Reisekosten bringt ein deutliches Plus an Effektivität

 

Ihre eigenen Arbeitsabläufe systematisch untersuchen und auf den Prüfstand stellen – dieser für Mitarbeiter einer Verwaltung ungewöhnlichen Herausforderung stellten sich die beteiligten Verwaltungen der Servicesetelle Personal im Kreis Warendorf. Für beide genannten Prozesse ergaben sich dabei deutliche Gewinnpotentiale – das bedeutet: mit gleichem Aufwand lässt sich mehr erreichen.

 

Wie gehen die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalwesen mit einer Reisekostenabrechnung um? Welche Arbeitsschritte leiten sie dabei ein? Und wie werden die Leistungen der Familienkasse, insbesondere das Kindergeld verwaltet? Für diese beiden Bereiche hat die Servicestelle Personal im Kreis Warendorf jetzt ein Konzept erarbeitet, mit dem die Geschäftsprozesse deutlich optimiert werden können. Für den Modellversuch Vernetzte Verwaltung NRW, in dessen Rahmen unter anderem die Servicestelle entstanden ist, sollten standardisierbare kommunale Prozesse aufgestellt werden. Das ist auch in diesem Fall so geschehen, dass sie auf andere Kommunen übertragbar sind. Geschäftsprozessoptimierung lautet das Stichwort dafür.

 

Die Ergebnisse der abschließenden Analyse stellte Günter Rückziegel (Fa. b.i.t. consult) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der beteiligten Verwaltungen vor.

 

Bei den Untersuchungen der Arbeitsabläufe waren die beteiligten Verwaltungen von Beginn an eingebunden. So wurde bei den Reisekosten der Gesamtprozess von der Planung bis zur Abrechnung der Dienstreise betrachtet.

 

Beim Kindergeld soll  die Einführung der digitalen Akte ein wesentlicher Schwerpunkt der weiteren Optimierung sein. Dazu ist ein Ausbau der elektronischen Datenübertragung erforderlich.

 

Im Bereich der Familienkasse lassen sich durch die Optimierung 10 Prozent des bisherigen Zeit- und Personalaufwands einsparen. Möglich wird das vor allem durch technologische Verbesserungen wie eine Verbesserung der Formulare und eine Antragsbearbeitung weitgehend per Intranet. Die Einführung von digitalen Akten soll die Vorgangsbearbeitung erleichtern.

 

 

Letzteres kann auch bei den Dienstreisen sowie möglicherweise später nach Investitionen in Software auch in anderen Arbeitsbereichen der Personalverwaltung Einsparungen mit sich bringen. Bei der Dienstreisebearbeitung lassen sich durch Optimierungen insgesamt 30 Prozent des Aufwands einsparen. Dies soll ermöglicht werden durch zum Teil sehr progressive organisatorische Optimierungsansätze wie eine Stärkung der Verantwortung der Servicestelle sowie durch einen Verzicht auf Belege und Unterschriften. Stattdessen sollen in Zukunft Stichproben und E-Mail-Accounts der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreichen.

 

 

Kontakt und Anfahrt

Servicestelle Personal

Sandra Kuhlbusch

Kreis Warendorf - Der Landrat

Waldenburger Straße 2
48231 Warendorf

 

Telefon: 02581 53-1150
Fax: 02581 53-91152
Sandra.Kuhlbusch(at)servicestelle-personal.de

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