Workshop hat bessere Prozessabläufe erarbeitet

Um die Abläufe der Servicestelle Personal zu optimieren, setzen die teilnehmenden Verwaltungen auf weitere IT-Unterstützung. Dazu fand im Kreishaus am 14. Januar der Workshop Prozessmodellierung statt. Dabei ging es um den bereits voll von der Servicesetelle abgedeckten Bereich Kindergeld/Familienkasse sowie  um den Bereich der  Reisekostenabrechnung, für den eine deutliche Ausweitung des  Leistungsangebotes unter Berücksichtigung der neuen Rechtslage vorgesehen ist.

Geschäftsprozessoptimierung (GPO) lautet derzeit ein wichtiges Stichwort, das nicht nur im Workshop eine entscheidende Rolle spielt. Sachbearbeiter/-innen aus den Kommunen, die bislang die genannten Aufgabenbereiche abgedeckt haben, die jetzigen Mitarbeiter der Servicestelle sowie Mitarbeiter aus dem IT- und Orgabereich des Kreises trafen sich mit Markus Both von d-NRW, das den Prozess unterstützt, sowie mit Projektleiterin Mechthild Brockschmidt-Gerhardt.

Moderiert wird der andauernde Prozess durch Gunter Rückziegel, Geschäftsführer des Büros b.i.t.consult GmbH – ein Büro, das sich u.a. auf GPO als Instrument zur Verwaltungsmodernisierung und vor allem zur Unterstützung interkommunaler Zusammenarbeit spezialisiert hat.

Es geht darum, durch Prozessmodellierung ein Optimierungskonzept für die Abläufe mit Hilfe weiterer IT-Unterstützung zu erarbeiten, um die Dienstleistungen der Servicestelle in Zukunft noch effektiver anbieten zu können. Ausgangsposition sind dabei nicht nur die jetzigen Abläufe in der Servicestelle, sondern auch die bisherigen Abläufe bei den Vereinbarungspartnern um das Optimierungspotenzial sowohl im Vergleich zur Situation vor Gründung der Servicestelle als auch gegenüber dem Ist-Zustand darstellen zu können.

Der Prozess wird in ein NRW-Prozessregister, das zur Zeit durch d-NRW aufgestellt wird, aufgenommen, damit auch andere Verwaltungen von diesen Erfahrungen profitieren können. Ausgehend von einer Ist-Analyse wird in dem Prozess die Soll-Konzeption der Verwaltungsprozesse mit IT-Support-Infrastruktur entwickelt (also modelliert). Die Verbesserungsmöglichkeiten werden dabei differenziert herausgearbeitet.

Für den Bereich der Reisekosten hat der Workshop diese Ist-Analyse abgeschlossen. Die noch erforderliche Aufbereitung für den nächsten Workshop erfolgt durch b.i.t.consult.

 
Der Bereich Kindergeld hat sich als so komplex und variantenreich gezeigt, dass zunächst nur die einzelnen Arbeitsschritte aufgestellt  wurden. Die Zuordnung der Aufgaben und Organisationseinheiten konnte noch nicht erreicht werden.