Optimierung der Geschäftsprozesse beim Kindergeld und bei den Reisekosten bringt ein deutliches Plus an Effektivität

Ihre eigenen Arbeitsabläufe systematisch untersuchen und auf den Prüfstand stellen – dieser für Mitarbeiter einer Verwaltung ungewöhnlichen Herausforderung stellten sich die beteiligten Verwaltungen der Servicesetelle Personal im Kreis Warendorf. Für beide genannten Prozesse ergaben sich dabei deutliche Gewinnpotentiale – das bedeutet: mit gleichem Aufwand lässt sich mehr erreichen.

Wie gehen die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalwesen mit einer Reisekostenabrechnung um? Welche Arbeitsschritte leiten sie dabei ein? Und wie werden die Leistungen der Familienkasse, insbesondere das Kindergeld verwaltet? Für diese beiden Bereiche hat die Servicestelle Personal im Kreis Warendorf jetzt ein Konzept erarbeitet, mit dem die Geschäftsprozesse deutlich optimiert werden können. Für den Modellversuch Vernetzte Verwaltung NRW, in dessen Rahmen unter anderem die Servicestelle entstanden ist, sollten standardisierbare kommunale Prozesse aufgestellt werden. Das ist auch in diesem Fall so geschehen, dass sie auf andere Kommunen übertragbar sind. Geschäftsprozessoptimierung lautet das Stichwort dafür.

Die Ergebnisse der abschließenden Analyse stellte Günter Rückziegel (Fa. b.i.t. consult) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der beteiligten Verwaltungen vor.

Bei den Untersuchungen der Arbeitsabläufe waren die beteiligten Verwaltungen von Beginn an eingebunden. So wurde bei den Reisekosten der Gesamtprozess von der Planung bis zur Abrechnung der Dienstreise betrachtet.

Beim Kindergeld soll  die Einführung der digitalen Akte ein wesentlicher Schwerpunkt der weiteren Optimierung sein. Dazu ist ein Ausbau der elektronischen Datenübertragung erforderlich.